一、凡以我院名義上報(bào)下發(fā)的文件，包括省委、省府、省紀(jì)委、省委宣傳部的批文、平行機(jī)關(guān)的回函等，均由院辦公室文秘科進(jìn)行整理歸檔，各處室、所、部、中心等形成的文件由各部門進(jìn)行整理歸檔。歸檔時(shí)間為文件形成年度的次年六月三十日以前交院辦檔案科。       二、歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等件（本）為一件；來文與復(fù)文可為一件。       三、歸檔文件要遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值的文件，按照院劃分的保管期限表準(zhǔn)確劃分保管期限。       四、歸檔文件應(yīng)做到齊全、完整，凡破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制，要去除文件上易銹蝕的金屬物，對(duì)過大的文件要進(jìn)行折疊，折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡外。       五、歸檔文件年度應(yīng)以文件發(fā)簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)，但跨年會(huì)議形成的文件材料應(yīng)統(tǒng)一歸入會(huì)議閉幕年；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)統(tǒng)一歸入批復(fù)年；跨年度的案件形成的文件材料統(tǒng)一歸入結(jié)案年；跨年度的計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件材料，歸入文件簽發(fā)日期（落款日期）年度；幾份文件為一件時(shí)，以裝訂在前面的文件日期為準(zhǔn)。       六、歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、字跡、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。       七、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料可集中排列。       八、歸檔文件按件裝訂，裝訂時(shí)，正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前、來文在后。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按左、下側(cè)對(duì)齊后用縫紉機(jī)在左側(cè)扎邊。       九、歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在每件文件首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。       十、文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加[ ]號(hào)。文件形成時(shí)間以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。每一件文件的頁數(shù)以文件中有圖頁的頁面為一頁。       十一、歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

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