一、歸檔范圍
    凡記錄我院主要職能活動(dòng)、科研活動(dòng)、重大會(huì)議、重要工作成果、重大事件；領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本院有關(guān)重大活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)人出訪和來(lái)訪和主要講活、重要外事活動(dòng)、學(xué)術(shù)交流等其他有保存價(jià)值的照片、磁性載體的文件材料等，都應(yīng)按規(guī)定交院檔案管理部門(mén)存檔，進(jìn)行集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有。
    二、歸檔要求
    1.照片檔案歸檔要求
    （1）對(duì)反映同一內(nèi)容的若干照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾、剪裁等特點(diǎn)。
    （2）底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全，底片與照片影像應(yīng)一致。數(shù)碼相機(jī)須拷備一份刻入光盤(pán)歸檔。
    （3）歸檔照片、底片由其攝影者或承辦單位整理，隨辦隨歸，不得跨年歸檔。
    2.磁性載體檔案歸檔要求
    （1）歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件，必須在有關(guān)設(shè)備上 或檢測(cè)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無(wú)病毒、清潔、無(wú)劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。
    （2）軟盤(pán)的性能、質(zhì)量應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。
    （3）同一項(xiàng)目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上。應(yīng)將磁性載體文件目錄清單與磁性載體一同歸檔。
    （4）歸檔在磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門(mén)編制歸檔說(shuō)明
    A磁帶（軟 帶）需簡(jiǎn)要說(shuō)明帶（盤(pán)）中存貯文件的內(nèi)容，運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。
    B錄像片需簡(jiǎn)要說(shuō)明該片的內(nèi)容、制式、語(yǔ)別、密級(jí)、規(guī)格和放映時(shí)間，同時(shí)還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片。
    C錄音帶需簡(jiǎn)要說(shuō)明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等。
    （5）磁性載體文件管理應(yīng)重視磁性載體的選擇。禁止使用劣質(zhì)磁盤(pán)、磁帶、錄像帶、錄音帶作載體。
    （6）磁性載體檔案由檔案形成部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的磁性載體進(jìn)行整理、編輯。根據(jù)單位情況，待項(xiàng)目結(jié)束后按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn) 成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式二份（A、B盤(pán)）及時(shí)向院檔案管理部門(mén)移交歸檔。