第一條  為加強我院檔案工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，更好地為全院科研行政工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中共四川省委辦公廳四川省人民政府辦公廳關(guān)于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（川委辦〔2015〕2號）以及《四川省人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法>》（川辦函〔2017〕170號）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院實際，制定本辦法。

第二條  本辦法所稱的檔案，是指我院在開展工作中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的信息記錄。

第三條  檔案工作是我院不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是記錄社科發(fā)展歷程、維護歷史真實面貌的一項重要工作。任何部門（單位）和個人不得將應(yīng)歸檔的信息記錄材料據(jù)為己有。

第四條  我院檔案工作接受省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，由黨政辦公室統(tǒng)一管理，院屬各部門（單位）負責(zé)收集歸檔并定期向黨政辦公室移交。

第五條  院屬各部門（單位）主要負責(zé)人是檔案工作第一責(zé)任人，應(yīng)加強對本部門（單位）檔案歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)，各部門（單位）兼職檔案人員是檔案工作的直接責(zé)任人，負責(zé)本部門（單位）檔案的整理歸檔工作。

第二章  檔案的整理

第六條  院屬各部門（單位）在履行職責(zé)過程中形成的、具有保存價值的各類信息記錄材料，在工作辦理完畢后，均應(yīng)整理歸檔。信息記錄材料包括文件材料、科研課題和會議材料、會計材料、基建材料、期刊材料、學(xué)籍材料、合同材料等。

第七條  檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循各類信息記錄材料的形成規(guī)律，保持信息記錄材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，確定保管期間，便于保管和利用。文書檔案、音像檔案、電子檔案一般以件為單位進行整理，科研檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理，其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。

第八條  黨政辦公室根據(jù)國家和省檔案局有關(guān)規(guī)定，制定我院檔案材料歸檔范圍和保管期限表，并報省檔案局審批執(zhí)行。

第九條  歸檔門類和要求

1.文件材料的歸檔

（1）以院黨委和行政名義上報下發(fā)的文件，由黨政辦公室進行立卷整理歸檔，上報文件歸檔時還應(yīng)包括上級機關(guān)的批文和平行機關(guān)的回函等，凡各部門（單位）因工作原因收到的此類批文回函，應(yīng)在第一時間將收到的原件交黨政辦公室歸檔；建造卷（袋）內(nèi)目錄（一式二份）和案卷移交目錄（一式二份）。

（2）各部門（單位）形成的文件及材料由各部門（單位）按檔案管理規(guī)定進行立卷整理歸檔；建造卷（袋）內(nèi)目錄（一式二份）和案卷移交目錄（一式二份）。

（3）歸檔時限：次年6月底前。

2.科研成果的歸檔

（1）課題材料的歸檔

①實行科研課題主持人負責(zé)立卷整理歸檔責(zé)任制，由課題主持人指定人員按《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2）和科研（外事）處要求進行收集、整理，并建造卷（袋）內(nèi)目錄（一式二份）和課題案卷移交目錄（一式二份）。

②科研（外事）處負責(zé)對科研課題材料進行接收、歸檔和保管。黨政辦公室檔案與督查科提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并按照規(guī)定定期進行檢查。

③歸檔時限：課題結(jié)題后3個月內(nèi)。

（2）會議材料的歸檔

①凡以我院名義或以我院為主聯(lián)合召開的科研學(xué)術(shù)會議、重要的工作會議所形成的全部材料，包括：會議申請報告、上級批復(fù)、會議計劃、日程安排、參會人員名單、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會議交流文稿（發(fā)言稿）、會議記錄、紀(jì)要、綜述以及新聞報道稿等，由科研處或會議牽頭部門（單位）指定專人負責(zé)收集、整理，并建造卷內(nèi)目錄和移交目錄一式二份。會議產(chǎn)生的照片、視頻等影像資料由文獻信息中心按照主題鮮明、影像清晰等要求進行篩選后，在會議結(jié)束1周內(nèi)移交給會議牽頭部門（單位），由會議牽頭部門（單位）進行整理和歸檔。

②歸檔時限：會議結(jié)束后1個月內(nèi)。

3.會計專業(yè)材料的歸檔

（1）實行由形成財會專業(yè)材料的會計部門立卷（或裝訂成冊）責(zé)任制。由會計部門指定專人按《會計檔案管理辦法》和《四川省社會科學(xué)院各類檔案保管期限表》進行收集、整理，并建造案卷（盒）移交目錄（一式二份）。

（2）歸檔時間：檔案形成年度的第3年。

4.基建材料的歸檔

（1）實行形成基建材料的部門（單位）或領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負責(zé)制，由實施部門指定專人按《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（國發(fā)〔1980〕302號）、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號）和《四川省社會科學(xué)院各類檔案保管期限表》進行收集、整理；填寫卷（盒）內(nèi)目錄（一式二份），并建造案卷移交目錄（一式二份）。    

（2）歸檔時限：基建工程竣工驗收后的2年內(nèi)。

5.報刊材料的歸檔

（1）實行報刊編輯部負責(zé)制。歸檔人員按照我院立卷要求及《各類材料歸檔和不歸檔的范圍》《四川省社會科學(xué)院各類檔案保管期限表》進行收集、整理，并填寫卷（盒）內(nèi)目錄（一式二份），并建造案卷移交目錄（一式二份）。

（2）歸檔時限：檔案形成年代的次年6月底前。

6.學(xué)籍材料的歸檔

（1）由研究生學(xué)院指定專人按學(xué)生個人在校期間先后形成的材料立卷歸檔，并建造移交目錄（一式二份）。

（2）歸檔時限：學(xué)生畢業(yè)后的次年6月底前。

7.合同材料的歸檔

（1）實行合同簽訂承辦部門（單位）負責(zé)制。由承擔(dān)合同簽訂工作的部門（單位）指定歸檔人員按照合同簽訂過程中形成的材料進行歸檔并附掃描件，包括合同原件正式文本及附件、與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料、或有的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、個人身份證明等，以及其它應(yīng)當(dāng)存檔的合同相關(guān)資料。 

（2）歸檔時限：合同簽訂后一個月內(nèi)。

第十條  立卷整理基本要求

1.按照本部門（單位）工作活動的規(guī)律，保持文件材料（或其它門類和載體材料）之間的歷史聯(lián)系。歸檔的每份文件、材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，并將正件與附件、復(fù)印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一起，不得分開。

2.不同年度的文件一般不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復(fù)，歸入請示年立卷；跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，歸入文件內(nèi)容針對的第一年度；跨年度的總結(jié)、決算，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，歸入會議開幕的年度。

3.歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)稿紙的，文件處理單在前，收文在后，正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

4.會議照片、錄音、錄像等音像資料應(yīng)分別按類別制作光盤（須標(biāo)明類別、會議名稱、拍攝/錄制者及拍攝/錄制時間等，其中時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字如20XX0101表示）。

5.照片資料應(yīng)選取有代表性的進行沖印，并用文字進行簡要說明，說明要能準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由、經(jīng)辦責(zé)任者等要素盡可能齊全。

6.成卷裝訂的文件材料，應(yīng)統(tǒng)一在有文字和圖表的畫面上逐頁編號，頁號位置在每頁正面的右上角，背面的左上角。每卷一般不超過200頁。

7.案卷均按規(guī)定的格式和要求用毛筆或鋼筆填寫，卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封面的各項，字跡要工整、清晰。案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件或材料的內(nèi)容，一般不超過50個字。

8.要去掉卷內(nèi)文件、材料上的金屬物。對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制，復(fù)印件與原件一并立卷。案卷采用三孔一線的方法裝訂。

第十一條  以上各種門類的歸檔材料如在規(guī)定時間內(nèi)未移交歸檔，應(yīng)向黨政辦公室說明原因；未說明原因的，黨政辦公室將報告分管院領(lǐng)導(dǎo)后，提請財務(wù)處在包干經(jīng)費、課題經(jīng)費、會議經(jīng)費或刊物補貼經(jīng)費中扣留2％的資金，直至歸檔材料在3個月內(nèi)全部移交檔案與督查科，檔案與督查科出具驗收合格證明并經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)同意后，財務(wù)處方予以退回；超過規(guī)定移交時間3個月的，財務(wù)處將把已扣留的2％的資金轉(zhuǎn)入院機動經(jīng)費，不再退回。拒不移交歸檔材料者，將按程序依法依規(guī)追究其責(zé)任。

第三章  檔案的管理

第十二條  黨政辦公室檔案與督查科是我院檔案管理的專門工作機構(gòu)，配備專職工作人員。負責(zé)對接收的各種門類、各種形式和各種載體的檔案，按照檔案分類方案進行分類、編目和入庫保管；負責(zé)對檔案的接收、整理、保管、利用、移交、銷毀等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向省檔案局報送檔案工作情況統(tǒng)計表；負責(zé)對院屬各部門（單位）的文書立卷和歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并定期督促各部門（單位）按時按質(zhì)完成歸檔工作；負責(zé)檔案信息化建設(shè)實施工作，定期向省檔案館移交檔案；負責(zé)組織實施本院檔案工作業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)，開展檔案宣傳教育；負責(zé)辦理檔案的借閱和查閱，為檔案利用提供服務(wù)；負責(zé)檔案庫房的安防工作，確保檔案庫房整潔安全。

第十三條  各部門（單位）是我院檔案管理的配合部門，應(yīng)確定兼職檔案工作人員，負責(zé)本部門（單位）的檔案收集、整理、立卷、歸檔、移交工作，兼職檔案工作人員須定期參加我院或上級主管部門組織的檔案工作培訓(xùn)等活動。

第十四條  專（兼）職檔案工作人員選配工作應(yīng)當(dāng)遵循忠于職守、遵規(guī)守紀(jì)的原則，根據(jù)職責(zé)要求認真履職，積極開展工作。

第十五條  專（兼）職檔案工作人員調(diào)整崗位時，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。其中，涉密檔案人員的調(diào)離必須按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第四章  檔案的安全和保密

第十六條  檔案庫房是保管檔案的重要場所，我院應(yīng)按照檔案安全的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)要求設(shè)置檔案庫房。科研成果檔案庫房由科研（外事）處負責(zé)日常管理，人事檔案庫房由人事處負責(zé)日常管理，院檔案庫房由黨政辦公室檔案與督查科負責(zé)日常管理。

第十七條  檔案庫房應(yīng)繪制《檔案存放位置示意圖》，編制檔案存放框架指引卡，根據(jù)不同載體確定的保管要求進行實體安全和信息安全保管。

第十八條  檔案庫房管理人員要定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報處理，并建立檢查和處理情況臺帳，確保檔案安全。

第十九條  涉密檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定建立保管人員責(zé)任承諾制度并實施安全保管。

第五章  檔案的利用

第二十條  我院根據(jù)檔案的密級和內(nèi)容，確定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。

1.凡本院各單位查閱科研、文書、期刊檔案，必須出示形成該檔案的各部門（單位）領(lǐng)導(dǎo)簽注的意見；查閱涉及各部門（單位）及其以上領(lǐng)導(dǎo)干部個人的上述檔案，須出示分管院領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，并辦理查閱登記手續(xù)，方可提供。

2.凡查閱財務(wù)檔案，須經(jīng)主管財務(wù)的院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由財務(wù)處指派專人查閱。

3.檔案查閱范圍應(yīng)為檔案室，特殊情況確需借出的，應(yīng)按要求履行借閱手續(xù)，借出時間不得超過三天。

第二十一條  外單位查閱和利用檔案，需持單位的介紹信，經(jīng)檔案形成部門（單位）同意并報分管院領(lǐng)導(dǎo)審批后，方能提供。

第二十二條  檔案管理人員應(yīng)強化責(zé)任意識和服務(wù)意識，定期檢查借閱登記薄，對逾期不歸還者，及時催促其歸還；對拒不歸還或其他違反《檔案法》有關(guān)規(guī)定的行為，要報告院里并依法依規(guī)追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十三條  黨政辦公室檔案與督查科應(yīng)加強檔案信息管理，通過檔案數(shù)字化建設(shè)實現(xiàn)檔案信息資源的檢索、利用和共享。

第六章  檔案鑒定與銷毀

第二十四條  黨政辦公室依據(jù)省檔案局要求和我院《文書檔案保管期限表》，定期對已達到保管期限的檔案實施處置鑒定和判定檔案存毀。

第二十五條  檔案的鑒定工作由院黨政辦公室檔案與督查科牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員共同開展，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

第二十六條  對經(jīng)鑒定需繼續(xù)留存的檔案，要按照省檔案局的有關(guān)規(guī)定，向省檔案局移交或按鑒定后的保管期限繼續(xù)留存保管。

第二十七條  對經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，要進行登記造冊，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，在省檔案局指定場所由2人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。

第二十八條  各部門（單位）移送黨政辦公室檔案與督查科擬銷毀的檔案以外的其他材料，應(yīng)按程序進行移交、登記、承諾后方可進行統(tǒng)一銷毀；其中各部門（單位）自行保管的涉密文件銷毀工作需按保密要求進行逐一登記、造冊、移交后方可銷毀。

第七章  檔案移交

第二十九條  黨政辦公室檔案與督查科應(yīng)建立完備的統(tǒng)計臺賬，對室藏檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案人員情況、檔案購買服務(wù)情況等進行定期統(tǒng)計。

第三十條  編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，報送上級檔案部門。加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第三十一條  按照國家規(guī)定定期向國家綜合檔案館移交檔案。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字副本應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。

第八章  附 則

第三十二條  有下列行為之一的，依據(jù)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人給予處分：

1.將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕歸檔的；

2.因工作不負責(zé)任或者不遵守檔案工作制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的；

3.擅自銷毀檔案的；

4.涂改、偽造檔案的；

5.擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的；

6.擅自提供、抄錄、復(fù)制檔案的；

7.其他違反檔案管理法律法規(guī)行為的。

第三十三條  本辦法由黨政辦公室負責(zé)解釋。

第三十四條  干部人事檔案和紀(jì)檢檔案分別按其主管部門規(guī)定要求，由人事處和機關(guān)紀(jì)委實施歸檔。

第三十五條  本辦法自2017年11月1日起施行。川社科〔2014〕44號同時廢止。