立卷歸檔工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)。為便我院科研、文書、會計、期刊、基建、教學(xué)等各種材料（包括各種載體）的立卷歸檔工作制度化、規(guī)范化，特作如下規(guī)定：      一、文書檔案歸檔      1.凡以我院名義上報下發(fā)的文件，包括省委、省府、省紀委、省委宣傳部的批文、平行機關(guān)的回函等，均由院辦公室文秘科進行整理歸檔，各處室、所、部、中心等形成的文件由各部門進行整理歸檔。歸檔時間為文件形成年度的次年六月三十日以前交院辦檔案科。      2.歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等件（本）為一件；來文與復(fù)文可為一件。      3.歸檔文件要遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值的文件，按照院劃分的保管期限表準確劃分保管期限。      4.歸檔文件應(yīng)做到齊全、完整，凡破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制，要去除文件上易銹蝕的金屬物，對過大的文件要進行折疊，折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡外。      5.歸檔文件年度應(yīng)以文件發(fā)簽發(fā)日期（落款日期）為準，但跨年會議形成的文件材料應(yīng)統(tǒng)一歸入會議閉幕年；跨年度的請示與批復(fù)統(tǒng)一歸入批復(fù)年；跨年度的案件形成的文件材料統(tǒng)一歸入結(jié)案年；跨年度的計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件材料，歸入文件簽發(fā)日期（落款日期）年度；幾份文件為一件時，以裝訂在前面的文件日期為準。      6.歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、字跡、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求。      7.歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件材料可集中排列。      8.歸檔文件按件裝訂，裝訂時，正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前、來文在后。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按左、下側(cè)對齊后用縫紉機在左側(cè)扎邊。      9.歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在每件文件首頁上端空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。      10.文件沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加[ ]號。文件形成時間以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年、月、日。每一件文件的頁數(shù)以文件中有圖頁的頁面為一頁。      11.歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。      二、科研成果歸檔要求      1.課題材料的歸檔      （1）實行科研課題負責(zé)人主持立卷歸檔責(zé)任制，由課題組指定人員按科研處制定的《科研課題建檔要求》歸檔。具體地進行收集與整理，并建造卷（袋）內(nèi)目錄（一式二份）和課題案卷移交目錄（一式二份）。      （2）歸檔的課題在課題批準單位或院組織驗收的同時，由科研處會同院辦公室檔案科對歸檔課題材料進行驗收，合格后，在三個月內(nèi)向院辦檔案科移交。      2.個人科研成果的歸檔      （1）凡是我院科研人員或行政人員在科研活動中完成的或參加完成的具有保存價值的專著、論文、工具書、調(diào)研報告等成果材料，以及其它載體的成果，都必須在被采用后由作者本人按《四川省社科院科研成果管理試行辦法》的規(guī)定，及時將原件交所、處、室、部、中心指定的秘書人員進行登記。特殊情況下，也可直接送交院辦檔案科歸檔，并由作者本人填寫《科研成果檔案登記表》。      （2）歸檔的科研成果必須按姓名分別建造移交目錄（一式二份）。在登記后的當(dāng)月內(nèi)由所室秘書人員向院辦公室檔案科移交，當(dāng)年的成果最遲不得超過次年元月十五日前移交。      3.科研學(xué)術(shù)會議材料的歸檔      凡以我院名義或以我院為主聯(lián)合召開的科研學(xué)術(shù)會議所形成的全部材料，即：會議申請報告、上級批復(fù)、會議計劃、日程安排、參加會議者名單、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議交流文稿、發(fā)言稿、重要的會議紀錄、總結(jié)、紀要以及照片、錄音錄像帶、新聞報道稿等。由會議秘書組指定專人負責(zé)收集、整理，并建造卷內(nèi)目錄和移交目錄（一式二份）于會議結(jié)束后一個月內(nèi)向院辦公室 檔案科移交。      三、文件材料的歸檔      1.根據(jù)國檔發(fā)〔1987〕27號《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省社會科學(xué)院檔案工作條例》的規(guī)定，凡是我院行政執(zhí)行性活動中形成的具有保存價值的文件材料，都必須由文書形成部門收集齊全，按照立卷的要求，進行分類組卷，填寫卷內(nèi)目錄（一式二份）和案卷移交目錄（一式二份）。      2.歸檔的時間：檔案形成年代的次年六月底以前移交院辦公室檔案科。      四、會議專業(yè)材料的歸檔      1.財務(wù)會計專業(yè)材料的歸檔，實行由形成財會專業(yè)材料的會計部門立卷（或裝訂成冊）責(zé)任制。由會計部門指定的專人按《會計檔案管理辦法》和《四川省社會科學(xué)院各類檔案保管期限表》具體收集、整理，并建造案卷（盒）移交目錄（一式二份）。      2.歸檔時間：檔案形成年度的第三年。如：1987年度形成的財會專業(yè)材料，立卷（盒）后，于1989年6月底以前移交院辦公室檔案科。      五、基建材料的歸檔      1.基建材料的歸檔實行形成基建材料的部門負責(zé)制，由基建部門指定的專人按國檔字474號《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、國檔發(fā)〔1988〕4號《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》和《四川省科學(xué)院各類檔案保管期限表》進行收集、整理，填寫卷（盒）內(nèi)目錄（一式二份），并建造案卷移交目錄（一式二份）。      2.歸檔時間：基建工程竣工驗收后的兩年內(nèi)移交院辦公室檔案科。      六、期刊材料的歸檔      1.期刊、書稿材料的歸檔，實行期刊編輯部指定專人負責(zé)制度，歸檔人員按照我院立卷要求及《各類材料歸檔和不歸檔的范圍》、《各類檔案保管期限表》進行收集、整理，并建造移交目錄（一式二份）。      2.歸檔時間：檔案形成年代的次年六月底以前移交院辦公室檔案科。      七、教學(xué)材料的歸檔      1.教學(xué)材料的歸檔范圍：教務(wù)材料及文書材料按文件材料的要求歸檔。學(xué)籍材料按學(xué)生個人在校先后形成的材料立卷歸檔，并建造移交目錄（一式二份）。      2.歸檔時間：教務(wù)材料及文書材料形成年代的次年六月底以前移交院辦檔案科；學(xué)籍材料應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)后的次年移交院辦檔案科。      以上各種門類的歸檔材料如在規(guī)定時間內(nèi)未交，應(yīng)向院辦公室檔案科說明原因：未向檔案科說明未交原因的，檔案科將通過院辦公室通知計財處在課題經(jīng)費、會議經(jīng)費、刊物補貼經(jīng)費或包干經(jīng)費中扣留2％的資金，直至歸檔材料在三個月內(nèi)移交檔案科，檔案科出具驗收合格證明并經(jīng)院辦公室同意后，計財處才予以退回；超過規(guī)定移交時間三個月的，計財處將把已扣留的2％的資金轉(zhuǎn)入院部經(jīng)費，不再退回。拒不移交歸檔材料者，院辦檔案科將通過院辦公室請示省檔案局按《檔案法》和檔案法《實施辦法》追究其法律責(zé)任。個人科研成果材料的歸檔將作為院領(lǐng)導(dǎo)、人事處、科研處考評干部和評聘專業(yè)職稱的重要依據(jù)之一。

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